Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad en la Construcción: Definición de la Situación Actual
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Definición de la situación actual
El primer paso antes de planificar la implantación de un sistema de gestión de la calidad consiste en conocer la empresa, su situación, sus actividades, su estructura, etc. Sin esta información de partida se corre el riesgo de diseñar un sistema inadecuado e inconveniente.
Entendemos que el sistema es adecuado cuando es apropiado o está adaptado a las condiciones, las circunstancias o el objeto de la empresa.
El sistema resulta conveniente cuando:
- - Es conforme a los requisitos iniciales establecidos, en este caso al modelo de norma ISO sobre sistemas de gestión de la calidad.
- - Resulta útil, oportuno y provechoso a los intereses de la empresa.
Ejemplo de adecuación y conveniencia de un sistema de gestión de la calidad.
- Supongamos que una empresa constructora pequeña contrata a una consultora para que la asesore sobre la implantación de un sistema de gestión de la calidad. Si la consultora no dispone de experiencia en sistemas de gestión de la calidad y además no conoce el sector, seguramente el sistema resultante no resulte ni adecuado ni conveniente.
- Si la consultora tiene experiencia en otros sectores pero desconoce el sector de la construcción, puede que el sistema sea conveniente (cumpla con la visión, estrategia, etc.) pero no adecuado porque no se adapta a las condiciones reales. Por ejemplo, cuando establece más registros de los precisos o cuando se exige la cumplimentación de formularios que duplican la información. Estas situaciones pueden ser soluciones a corto plazo, pero no resultan efectivas a largo plazo, pues algo termina no siendo viable y, por tanto, pierde interés, se convierte en una carga y deja de tener utilidad.
- Si la consultora conoce el sector de la construcción pero tiene poca experiencia en implantación de sistemas de gestión de la calidad, probablemente el sistema resultante sea adecuado pero incumpla alguno de los requisitos o no esté en conformidad absoluta con la política, la norma de referencia, etc., por lo que no resultará conveniente.
El sistema de gestión de la calidad de una empresa debe ser adecuado y conveniente.
Cuando se realiza la implantación de un sistema de gestión de la calidad no todas las empresas parten del mismo nivel de conocimientos y/o de gestión. Algunas se encuentran en el nivel más bajo, con conocimientos nulos o muy básicos, y otras disponen de algunos trabajos ya adaptados a los requisitos de la norma sobre sistemas de gestión de la calidad.
El análisis inicial ayuda a evaluar la situación de la empresa y los trabajos necesarios para la implantación de un sistema.
En el análisis inicial es necesario recopilar información sobre:
- 1. Misión, visión y estrategias empresariales.
- 2. Tipo de clientes con los que trabaja.
- 3. Organización de la empresa: estructura, funciones y dependencias.
- 4. Sistemas de gestión existentes en la empresa: económicos, de ejecución, de comunicación, de recursos humanos, de formación, de compras, etc.
- 5. Tipo de controles que se realizan en la gestión de la empresa y valores o indicadores utilizados como referencia.
- 6. Fórmulas de trabajo usadas.
- 7. Documentación elaborada.
- 8. Registros que se generan.
- 9. Control de documentación y registros.
No es recomendable que en esta etapa el grado de detalle sea minucioso, ya que lo que se pretende es tener una idea general de la situación de la empresa y de sus actividades. Los detalles resultarán precisos más adelante, cuando el trabajo se centre en las distintas áreas.
Sí es adecuado conocer si las distintas áreas de la empresa tienen métodos de trabajo para la gestión de temas de interés general, es decir, saber cómo trabajan las áreas de la empresa respecto a determinados requisitos de la norma de sistemas de gestión de la calidad, que debe ser de aplicación a toda la empresa.
Para hacer una correcta planificación de los trabajos es necesario evaluar la situación y las características de la empresa.
Reunir esta información puede hacerse mediante entrevistas y/o reuniones de trabajo con las diferentes áreas de la empresa o también mediante un cuestionario general que solicite modelos, copias de la documentación y/o registros con los que empezar a trabajar.
Ejemplos de cuestionarios para evaluar la situación inicial.
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