Formación en Prevención de Riesgos Laborales. Personal Administrativo: Control Documental

De Construpedia

LogoFLC.PNG Nota: Este artículo ha sido creado gracias a la Fundación Laboral de la Construcción en el marco del Programa de Afiliados de la Construpedia. El contenido pertenece a la publicación 2º ciclo de formación en prevención del IV CGSC: personal administrativo disponible en el sitio web Fundación Laboral de la Construcción

¡Atención! Esté artículo está sujeto a Derecho de Autor. © Fundación Laboral de la Construcción.



Control documental

La mayoría de los administrativos del sector de la construcción, además de tener un control documental de los diferentes aspectos laborales de la empresa, se ocupan de una serie de documentos relacionados con las obras de construcción y con la prevención de riesgos laborales.

El administrativo suele ser el encargado del seguimiento, la edición, la difusión, el control y el archivo de los documentos de acuerdo con lo establecido en el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales (SGPRL).

En el caso concreto de la obra, y para el debido control de la documentación que se indica posteriormente, tendrá en cuenta que la misma deberá estar debidamente cumplimentada antes del inicio de la obra y/o antes del inicio de las actividades específicas de cada empresa o trabajador autónomo interviniente.

Mantendrá un archivo actualizado con la documentación relativa a la obra de forma que esté a disposición de la autoridad que lo solicite.

A continuación, se expone a modo de ejemplo un cuadro resumen de la gestión de la documentación de la obra (Figura 1).

Figura 1: Gestión de la documentación por el administrativo


Entre los documentos que pueden ser controlados en las obras por el administrativo se mencionan los siguientes:

- De carácter general: aviso previo de obra, apertura de centro de trabajo, Plan de seguridad y salud y declaraciones de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Relativos a la coordinación de seguridad y salud: acta del nombramiento del coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra y acta de aprobación del Plan de seguridad y salud y de sus posibles modificaciones.
- Relativo a las empresas contratadas y subcontratadas: relación de trabajadores del contratista, relación de trabajadores de cada subcontratista, relación de trabajadores autónomos y póliza de responsabilidad civil.
- Relativo a los trabajadores de las empresas intervinientes: certificado de aptitud médica, tarjeta profesional de la construcción (TPC) y justificante de entrega de los equipos de protección individual (EPI).


A continuación, se muestran algunos ejemplos de los documentos anteriormente enumerados:

- Aviso previo de obra (Figura 2). Con este documento se informa a la autoridad laboral antes del comienzo de los trabajos. Depende del promotor y se incluye el nombre del promotor, del coordinador de seguridad y salud, de todas las empresas contratistas y subcontratistas que inicialmente van a participar en la ejecución de la obra y de los diferentes trabajadores autónomos. En el caso de producirse modificaciones en cada una de estas partes, deberá notificarse a la autoridad laboral si se producen estos cambios en las empresas contratistas o en el coordinador de seguridad y salud.
Figura 2: Ejemplo de aviso previo de obra


- Apertura de centro de trabajo (Figura 3). Antes del inicio de la obra las empresas intervinientes deben presentar la comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de la actividad ante la autoridad laboral.
Figura 3: Ejemplo de apertura de centro de trabajo


- Acta del nombramiento del coordinador en materia de seguridad y de salud (Figura 4). En el caso de que en la ejecución de una obra de construcción intervenga más de una empresa, es necesario designar a un coordinador en materia de seguridad y de salud en la fase de ejecución. Esta designación debe ser recogida en un acta de designación.
Figura 4: Ejemplo de acta del nombramiento de coordinador de seguridad


- Plan de seguridad y salud en el trabajo. En toda obra de construcción en la que se requiera un proyecto será necesario, a partir de un Estudio de seguridad y salud en el trabajo o Estudio básico de seguridad y salud en el trabajo, elaborar un Plan de seguridad y salud adaptado a la forma de ejecución de las empresas que van a participar. Será necesario elaborar un Plan de seguridad y salud en el trabajo por cada una de las empresas contratistas que intervengan en la obra.


- Acta de aprobación del Plan de seguridad y salud en el trabajo (Figura 5). Deberá ser aprobado, previamente al comienzo de ejecución de los trabajos, por el coordinador en materia de seguridad y de salud en la fase de ejecución.
Figura 5: Ejemplo de acta de aprobación del Plan de seguridad y salud en el trabajo


- Acta de aprobación de modificación al Plan de seguridad y salud en el trabajo. Si por cualquier circunstancia se hace necesario modificar el Plan de seguridad y salud en el trabajo aprobado inicialmente, se anexará el documento que refleje dicha documentación, previa aprobación por el coordinador en materia de seguridad y salud en el trabajo.

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